在日常生活中，大家一般都会接触到寄东西、取快递等事项，其实邮寄具有法律效力的文书（例如律师函、催款函、告知函、解除劳动关系通知书等）的过程和寄快递差不多，只不过邮寄法律文书的过程需要更加细致，且更注重证据留存，在邮寄法律文书的整个过程中都需要对每个环节进行固定留痕并保留相关证据，以便后续万一双方产生法律纠纷，我方可以提供充分有效的证据维护自身合法权益。关于在邮寄法律文书时具体需要哪些操作，在操作过程中应重点注意哪些事项，以及如果涉及邮寄送达公证该如何办理，等等这些问题，下文笔者将进行详细展开，供和大家交流探讨。

一、邮寄法律文书

在需要进行信息沟通联络时，各方一般可以采用多种方式进行，例如当面交谈、语音电话、视频电话、微信消息、文书寄递、登报公告、电子邮件等，邮寄法律文书只是其中一种，它提供一种地址到地址的通过书面实物文书形式传递信息的路径。如果选择文书寄递的方式，一般需要考虑三个问题，即“寄什么、寄到哪、怎么寄”，具体而言，“寄什么”需要准备：待邮寄的法律文书、相关证据材料等，“寄到哪”需要准备：寄件人地址、收件人地址等，“怎么寄”需要选择第三方寄递单位、填写邮寄面单、保留邮寄记录等。

（一）寄什么

当我们邮寄法律文书时，“寄什么”是最先要考虑的问题。因为邮寄的法律文书一旦寄递成功，这份法律文书不仅是我方的证据，也会成为对方的证据，所以我方在邮寄之前应该尽量避免该份法律文书可能产生对我方的不利影响，我方在邮寄之前应该对法律文书的内容进行严格把关。

案例1：当我方与对方签订了一份书面的借款协议，约定一个月后还清本息，当还款期限届满但对方还未履行还款义务时，此时我方可以考虑通过邮寄催款函、律师函等法律文书来进行催告。

案例2：当在工作中公司想要辞退员工但是拒不补偿也不发出正式的书面辞退通知时，作为劳动者，我方可以考虑通过向公司邮寄《即时解除劳动关系通知书》来终止劳动关系，并要求公司向我方支付补偿金或者赔偿金等款项。

案例3：当在购买商品房时，如果因为签订正式的商品房买卖合同时双方无法达成一致意见，当因非双方过错原因导致商品房预约合同履行陷入僵局时，作为购房者，我方此时要求退还购房定金，但是售楼部拒绝返还时，我方可以考虑通过邮寄《合同磋商函》等法律文书来对相关事实进行固定。

通过以上展示的几个案例可以看出，寄什么是需要根据自身的案情来决定邮寄哪一类的法律文书，邮寄的法律文书内容也应严格从事实和现有证据材料出发，并慎重措辞，不然一份对我方不利的法律文书邮寄给对方，不仅起不到我方希望达到的效果，反而可能会造成“搬起石头砸自己的脚”的不利局面。

（二）寄到哪

当法律文书准备好了，下一步便是寄到哪的问题。如果没有对方的收件地址，法律文书此时便很难邮寄成功。那么一般如何获取对方的收件地址呢？

第一，如果和对方签订了书面协议或者书面合同，需要查看合同或者协议中是否约定了对方的收件地址，最好合同或协议中包含了送达条款，以便保证向该地址进行邮寄法律文书的法律效力。一般的合同送达条款如“本合同（包括但不限于本文本首部、尾部、正文部分、附件）中各方联系方式和联系信息适用于各方往来联系、履行合同及争议解决时接收其他方文件信函或司法机关（法院、仲裁机构）诉讼、仲裁文书的联系方式和联系信息，且适用至本合同履行完毕、本合同终止或争议经过一审、二审至案件执行终结时止。”，此时按照合同中约定的对方收件地址邮寄法律文书，可以保证该邮寄行为的送达效果。

第二，如果没有签订合同，但是我方知道对方目前的住址或者办公地点，则可以直接在地图上找到该地址的具体门牌号，并获取到对方或者对方工作人员的联系电话、手机号等，此时也可以尝试邮寄，但是该邮寄行为不一定能达到送达效果。后续还需结合其他方式进一步确认法律文书的送达结果。

（三）怎么寄

准备好了法律文书、具体邮寄地址之后，下一步便是进行具体的邮寄操作。

第一，如何选择第三方寄递单位？笔者建议优先使用EMS快递或者邮局挂号信的方式进行邮寄，避免使用顺丰、圆通、韵达等商业快递公司。根据《中华人民共和国邮政法（2015修正）》第五十五条规定：“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文。”，国家机关在邮寄文书时必须使用邮政（例如EMS、邮局挂号信）寄递，而对于非国家机关（例如个人或者公司）寄递文书，法律并没有严格规定必须使用邮政，但是在一般的司法实践中，法院更愿意判定使用邮政寄递文书行为的法律效力。所以为了稳妥起见，笔者建议优先选择邮政（例如EMS、邮局挂号信）寄递法律文书。

第二，如何填写邮寄面单？笔者建议在填写纸质邮寄面单或者在网上下单邮寄时，尽量备注上邮寄的法律文书的名称，例如“《律师函》原件一份”“《xxx致xxx的函》原件一份”，以便增加邮寄面单和法律文书之间的关联性，减少我方对于证明法律文书已有效邮寄送达的举证压力。

第三，如何有效固定邮寄的完整过程？如果是采用纸质面单的形式，笔者建议最好对整个邮寄过程进行录像。首先，拍摄法律文书的所有内容，如果有多页文书，可以翻页展示，过程中保证拍摄画面清晰，法律文书的内容清晰可读；然后，镜头保持不动或者可以适当拉远以使摄录画面更广，法律文书不要离开摄录画面，将填写好的邮寄面单拿进摄录画面中，并进行展示，保证邮寄面单的内容清晰可读；最后，将邮寄文件袋拿进摄录画面，法律文书和邮寄面单不要离开摄录画面，将法律文书放入文件袋中，并将文件袋封口密封，将邮寄面单粘贴在封口后的文件袋中，这样即完成邮寄过程的完整录制。如果是采取线上下单、邮局挂号信等其他方式，也可参考以上过程进行录像固定。另外，法律文书寄出后，建议应及时关注邮寄动态，如果法律文书邮寄成功，查询邮件状态显示对方已签收，需要及时将网上的查询结果打印存档，避免时间太长，超过时间后无法再次查询邮件号对应的邮件状态，影响证据的效力。如果法律文书邮寄失败（例如邮件被拒收），退回的邮件不要拆开，应当原封不动进行保存，且依然要将网上查询的邮件状态结果进行打印存档。

一般按照以上的一套完整流程操作，基本可以保证邮寄法律文书行为的法律效力，但如果大家还觉得对邮寄法律文书行为的法律效力不放心，可以继续选择通过办理邮寄送达公证的方式对法律文书邮寄的整个过程进行公证，并由公证机构出具公证书的形式，增强邮寄法律文书行为的法律效力。

二、办理邮寄送达公证

一般打官司的时候，如果需要证明我方已经向对方送达过相关文书进行催告，提供法律文书（例如催款函、律师函、合同磋商函等）、EMS邮寄单、EMS邮寄查询记录、邮寄全过程的录音录像等，一般即可证明我方已经向对方进行过催告的事实。但是，有时对方可能抗辩我方提供的证据无法证明邮寄的东西就是我方举证的法律文书，可能邮寄的是一份空白文书或者其他文书，为了应对这种极端的对手，也为了加强邮寄送达的证据效力，所以有时我方为了稳妥起见，我们可以在邮寄送达的过程中办理邮寄送达公证，以便日后在诉讼过程中将邮寄送达公证书作为证据提交，加强相关证据的证明力。那么该如何办理邮寄送达公证呢？

邮寄送达公证的具体办理过程如下。

（一）准备好需要邮寄的法律文书及对应的邮寄地址

首先准备好需要邮寄的法律文书，例如催款函、律师函、解除劳动关系通知书等。邮寄的材料一般需要邮寄原件，建议可以多准备几份原件，因为有时候可能一份文件需要邮寄至多个地址以保证有效送达，而且自己有时候可能需要留有几份原件备份，所以多准备几份原件会比较稳妥。

其次准备好每份法律文书对应的邮寄地址，应保证该邮寄地址可以对该文件材料进行有效送达。例如如果当事人双方签订了相关的书面合同或者补充协议等，现在该合同或协议约定的款项已达到付款条件，此时需要依据该份合同或协议以书面形式向对方进行催告，则应按照该份合同或协议上面约定的送达地址或者联系地址进行邮寄，如果没有，应找寻其他有效的送达地址或者联络地址，例如对方是公司，一般公司的地址会通过公开信息进行公示，此时可以通过“国家企业信用信息公示系统”官网（官方网址：https://shiming.gsxt.gov.cn/socialuser-use-rllogin.html）等途径进行查询。

（二）确定公证机构

一般需要找到可以办理邮寄送达公证的公证机构，确定好具体公证处，并和具体负责的公证员取得联系后，便可以开始办理邮寄送达公证了。笔者之前是在江西省南昌县公证处办理过邮寄送达公证，故下文以此为例，其他公证处办理过程大同小异，也可参考下文。

办理地址：南昌县公证处（江西省南昌市南昌县莲西路466号16层）。

收费标准：400元/件（按邮件号收费，每个邮件号单独收费，公证费可开具发票）。收费标准可能视情况不同，具体需咨询公证处的公证员。

所需材料：

1.法律文书（例如催款函原件、律师函原件等）以及对应的邮寄地址信息。

2.个人或者公司自行办理的情况：

（1）如果是个人自己办理，需提供本人身份证复印件。

（2）如果是公司自己办理，负责办理的人员是公司的法定代表人的话，则需要提供法人三证一份（即公司营业执照复印件一份、《法定代表人身份证明》原件一份（模板见附件1）、法定代表人身份证复印件一份）。

如果公司负责办理的人员是公司的除法定代表人之外的工作人员，除了需提供法人三证外，还需要提供工作人员的《员工身份证明书》原件一份（模板见附件2），工作人员的身份证复印件一份。

3.如果是委托他人办理，除提供第2项显示的材料外，还需提供《邮寄送达公证授权委托书》原件一份（模板见附件3）和受托人的身份证复印件一份。

4.办理人的身份证原件（需现场进行人脸验证）。

办理流程：

办理人携带上述材料前往公证处，最好提前和公证员联系好，到了直接去找公证员。

一般公证员会先审核材料，然后由两名公证员（必须至少两人）陪同办理人一起前往邮政网点邮寄材料。

在邮政网点，需告知邮政工作人员以挂号信的形式邮寄相关文书，一般会要求办理人填写邮件交寄单，空白邮件交寄单示例如下：

填写完后是这个样子（见下图手写笔迹）：

邮政工作人员会根据你的手写信息输入电脑，并打印在你填写完毕的邮件交寄单上，并把邮件交寄单收据返还给你，邮件交寄单收据很重要，需要受托人逐一核实上面的信息是否正确，地址是否准确，公司全称是否完整无误，核对无误后交给公证员。

邮件交寄单收据示例如下：

邮寄费用一般省内13元，省外22元，需由办理人支付，邮政网点可开电子发票，可供报销使用，记得把报销用的开票信息给邮政工作人员，并提供手机号和邮箱信息，电子发票会发到邮箱或手机短信中。

最后收到的邮寄送达公证书如下图：

三、总结

以上便是关于邮寄法律文书以及办理邮寄送达公证的整个详细过程，打官司的过程中占比很重要的一部分便是证据，常言道打官司就是打证据，在提起诉讼前，我方应细致认真地对证据进行固定，保证我方证据可以充分发挥其证据效力。另外特别需要注意的是，邮寄法律文书只是形式，法律文书的内容对保障我方合法权益具有重要影响，建议起草法律文书时可以咨询专业法律人员或者直接并由专业法律人员起草审核法律文书，专业的事交给专业的人做，这样自己不仅更省心，也更放心。最后祝大家生活顺利，万事遂意，天下无讼。

四、附件

附件1：《法定代表人身份证明》空白模板

附件2：《员工身份证明书》空白模板

附件3：《邮寄送达公证授权委托书》空白模板（下载链接：https://kdocs.cn/l/caSH6IM5kTrY）

首发：微信公众号“王志满律师”